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加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理提升秘書(shū)服務(wù)價(jià)值

時(shí)間：2022-04-27 13:29:24 文秘工作我要投稿

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　　加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理提升秘書(shū)服務(wù)價(jià)值

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理提升秘書(shū)服務(wù)價(jià)值

　　文/朱向軍

　　現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)者提出了更高的要求，尤其是具有一定規(guī)模的企業(yè)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的要求已經(jīng)上升到了更加職業(yè)化和專(zhuān)業(yè)化的高度。與之相應(yīng)，現(xiàn)代企業(yè)的秘書(shū)也不能停留在抄抄寫(xiě)寫(xiě)、被動(dòng)服務(wù)等簡(jiǎn)單職能上，一定要努力創(chuàng)新自身的工作職能，讓自己在計(jì)劃職能和組織職能這兩個(gè)維度上有所發(fā)揮，即把對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的計(jì)劃和管理納入自己的工作中來(lái)。這樣，秘書(shū)服務(wù)的價(jià)值就會(huì)有實(shí)質(zhì)性、突破性的提升。

　　1.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間進(jìn)行科學(xué)安排，

　　使之得以有序使用

　　秘書(shū)可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的一系列基本職能進(jìn)行時(shí)間分配和管理。具體內(nèi)容包括，領(lǐng)導(dǎo)在處理公司重大投資項(xiàng)目和重點(diǎn)工作上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)在參加公司重要會(huì)議和關(guān)鍵例會(huì)上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司內(nèi)部主要管理人員溝通交流上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司股東之間溝通上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)與分（子）公司領(lǐng)導(dǎo)溝通上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)核心市場(chǎng)和終端信息進(jìn)行訪問(wèn)上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司外聯(lián)組織和社會(huì)關(guān)系溝通上的時(shí)間管理；領(lǐng)導(dǎo)參與企業(yè)或行業(yè)重要展覽會(huì)和發(fā)布會(huì)上的時(shí)間管理。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)處理私人事務(wù)方面的時(shí)間管理也非常重要。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)間使用上的諸多需求，秘書(shū)至少要做好以下四方面工作。

　　1.每月為領(lǐng)導(dǎo)制訂一份以周為單元的時(shí)間規(guī)劃表。根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃或領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，概括領(lǐng)導(dǎo)的核心工作和基本工作，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行時(shí)間分配和排序，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后制訂領(lǐng)導(dǎo)的月工作時(shí)間表。

　　2.每周為領(lǐng)導(dǎo)制訂一份相對(duì)嚴(yán)密的時(shí)間安排表，并對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)標(biāo)注。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)一周的時(shí)間安排編制表格，并根據(jù)具體情況及時(shí)修正，對(duì)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)提示和書(shū)面標(biāo)注，以提醒領(lǐng)導(dǎo)。

　　3.每天下班前遞交領(lǐng)導(dǎo)第二天的時(shí)間安排表，并對(duì)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)標(biāo)注。

　　4.每周末和每月底要對(duì)時(shí)間規(guī)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，并與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的溝通，以保證下期時(shí)間管理更加合理和有效。

　　秘書(shū)如果能?chē)?yán)格按照以上四點(diǎn)科學(xué)安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，就能在很大程度上避免領(lǐng)導(dǎo)陷入繁瑣的日常事務(wù)，把有限的時(shí)間應(yīng)用到更重要的工作上來(lái)。

　　2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃管理，

　　以提高其使用價(jià)值

　　面對(duì)眾多管理職能上的要求，領(lǐng)導(dǎo)很難面面俱到，也無(wú)法事無(wú)巨細(xì)一視同仁，即便充分利用了所有可用的時(shí)間，工作效益也未必能夠提高。這時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)需要更周密的時(shí)間計(jì)劃管理，以提高時(shí)間的使用價(jià)值。對(duì)此，秘書(shū)可以從以下四個(gè)方面著手。

　　1.與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通。給領(lǐng)導(dǎo)做時(shí)間計(jì)劃管理，必須先與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)日常工作和重點(diǎn)工作進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，為做好時(shí)間計(jì)劃做準(zhǔn)備。

　　2.與職能部門(mén)溝通。除了與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通外，還應(yīng)與職能部門(mén)進(jìn)行溝通，聽(tīng)取他們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間安排上的意見(jiàn)，避免因溝通脫節(jié)而影響工作。

　　3.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解下屬管理人員的時(shí)間使用情況。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)很少關(guān)注下屬管理人員的時(shí)間使用情況，秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解這些情況并及時(shí)調(diào)整下屬的工作量，以分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的部分工作，減輕領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)間上的壓力。

　　4.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議時(shí)間管理。大大小小的會(huì)議消耗了領(lǐng)導(dǎo)大部分的工作時(shí)間，秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)減少會(huì)議占用的時(shí)間�？梢杂擅貢�(shū)替代出席的會(huì)議就不讓領(lǐng)導(dǎo)出席，會(huì)后向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議精神或遞交會(huì)議記錄即可；必須由領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)前準(zhǔn)備，以提高會(huì)議效率，縮短會(huì)議時(shí)間。

　　參考文獻(xiàn)：

　　1.張麗榮、王軍《辦公室事務(wù)》，大連理工大學(xué)出版社2008年版。

　　2.金常德、覃一靜《職業(yè)秘書(shū)辦公室綜合事務(wù)管理教程》，清華大學(xué)出版社2008年版。

　　3.李玥《時(shí)間管理理論在高校秘書(shū)工作中的運(yùn)用》，《教育教學(xué)論壇》2012年第5期。

　　4.趙映誠(chéng)《論秘書(shū)的時(shí)間管理》，《江漢大學(xué)學(xué)報(bào)》2000年第5期。

　　5.申宇杰、潘小平《秘書(shū)要有管理時(shí)間的能力》，《秘書(shū)之友》2006年第5期。

　　6.黃希庭、張志杰《論個(gè)人的時(shí)間管理傾向》，《心理科學(xué)》2001年第5期。

　　7.俞瀚編《有效地利用時(shí)間》，天則出版社1989年版。

　�。ū疚目凇睹貢�(shū)》雜志2014年第1期。封面圖片：《南國(guó)晨曦》余力）

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