秘書核稿的三層境界

秘書核稿的三層境界
　　
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　　在秘書工作中，核稿雖是一項常規(guī)工作，但該項工作做得如何，不僅是秘書工作水平的體現(xiàn)，更會對文書工作質(zhì)量、單位的形象甚至健康發(fā)展造成影響。故作為一名秘書，必須掌握核稿的技能技巧，把好關(guān)、站好崗，扎扎實實做好這項工作。筆者從日常的工作中探索總結(jié)出了一些經(jīng)驗，在此和大家一起分享。
　　
　　所謂核稿，是指辦公室秘書對已擬好的文稿在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前審核把關(guān)的公務(wù)活動。一般情況下，秘書每天要修改、核查大量的文稿，核稿工作具有工作量大、耗時長、要求嚴、責任重等特點。
　　
　　一、驗“樣”境界
　　
　　核稿的第一層境界為驗“樣”。秘書對已經(jīng)擬好的文書的樣式等基礎(chǔ)內(nèi)容進行檢驗核實，是秘書核稿的最基本要求，也是最基礎(chǔ)的境界。秘書應(yīng)當從如下幾個方面驗“樣”：
　　
　　第一，明確行文方向。行文方向是公務(wù)文書的基本要素。任何文書的格式、內(nèi)容、邏輯、措辭等要素均會受到行文方向的影響，所以秘書在核稿時首先要檢查文書的行文方向是否正確。明確了文書是上行文、下行文還是平行文，便為整個文書確定了方向、奠定了基調(diào)。
　　
　　第二，檢查文書格式。文書寫作的一項最基本要求便是格式正確。秘書在核稿的過程中，一定要從文書的字體字號、段落行距等方面對文書進行檢查，確保文書格式規(guī)范。在這一過程中，特別要檢查主送單位及抄送單位稱謂及文種選用等方面的內(nèi)容。
　　
　　第三，修改行文病句。在明確行文方向、確保格式規(guī)范的基礎(chǔ)上，秘書應(yīng)當逐字逐句地檢查行文中的措詞用語。主要從重復(fù)噦嗦、前后矛盾、搭配不當、表意不清、措詞錯誤等方面逐一核查，發(fā)現(xiàn)病句，應(yīng)立即改正。同時，應(yīng)當對標題、主送單位、正文中的標點符號加以認真檢查，確保標點符合應(yīng)用正確合理。
　　
　　二、審“體”境界
　　
　　秘書核稿的第二層境界為審“體”。審體境界是比驗“樣”更高一層的境界，對秘書的核稿水平也提出了更高一層的要求。 (范文先生網(wǎng)　m.gymyzhishaji.com) 這里的“體”，指的是文書的整體架構(gòu)、各部分結(jié)構(gòu)，以及結(jié)構(gòu)與結(jié)構(gòu)間、句子與句子間的搭配關(guān)系及行文邏輯。秘書應(yīng)當從如下幾個方面來審“體”：
　　
　　第一，理清行文邏輯。行文邏輯是一篇文書的寫作主線，任何一篇文書，都應(yīng)當有明確的行文邏輯，并沿著這一主線鋪開。在核稿的過程中，秘書應(yīng)當明確文書是按照背景、原因、起因、過程、結(jié)果、需求、要求等邏輯展開，還是按照結(jié)果、背景、原因以及要求等邏輯展開，然后調(diào)整布局、理清行文邏輯。一般情況下，可根據(jù)常規(guī)的原因、過程、結(jié)果的思路展開文書，而對一些緊急、重要且篇輻較長的文書，則可采用“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)，，先開門見山寫結(jié)果或提要求，再從目的、原因、過程等方面展開。
　　
　　第二，調(diào)整文書架構(gòu)。在理清行文邏輯之后，秘書要重新調(diào)整整個文書的架構(gòu)。在調(diào)整的過程中，應(yīng)當使結(jié)果、原因、過程等內(nèi)容各自成段。當然，對于行文邏輯清晰、架構(gòu)合理的文書只需做適當優(yōu)化即可。
　　
　　第三，優(yōu)化文書結(jié)構(gòu)。在調(diào)整了文書架構(gòu)之后，應(yīng)當重點優(yōu)化文書結(jié)構(gòu)。在這個過程中，秘書應(yīng)當根據(jù)行文需要及邏輯關(guān)系，重點優(yōu)化三個方面的結(jié)構(gòu)。一是優(yōu)化文書標題與整個文書之間的結(jié)構(gòu)。秘書在核稿時應(yīng)當對標題、正文等作出適當修改與調(diào)整，使標題與正文內(nèi)容相互呼應(yīng)、緊密聯(lián)系、配合得體。二是優(yōu)化段落之間的結(jié)構(gòu)。要通過調(diào)整段落所處的位置，使段落與段落之間的關(guān)系符合行文邏輯。三是要通過核查與調(diào)整，使各部分之間、段落內(nèi)各句子之間關(guān)系明確、銜接有序、搭配得體。
　　
　　三、追“魂”境界
　　
　　追“魂”是秘書核稿的最高境界。這里所說的追“魂”，是指秘書在核稿的過程中，在審核了樣式、調(diào)整優(yōu)化了框架結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，對文稿的內(nèi)容、發(fā)文意圖以及文字所反映出的職責與權(quán)力等進行審核。這要求秘書有扎實的文字功底及較高的寫作水平，在實際的核稿工作中積累總結(jié)，不斷沉淀。秘書應(yīng)當從如下幾個方面來追“魂”：
　　
　　第一，抓住發(fā)文意圖。發(fā)文意圖可通過兩個方面獲得，一是通過采訪、詢問擬文者得知，一是通過審閱已經(jīng)擬好的文書獲得，兩者相輔相成。秘書在核稿的過程中，既要帶著發(fā)文意圖是什么的疑問去審稿，更要檢查文書是否準確、有效地反映了行文意圖，是否因為文字表述的原因而使行文意圖發(fā)生變化、扭曲或者淡化、不明。
　　
　　第二，校準行文定位。文稿定位不清是文書寫作中常見的錯誤。秘書在核稿時，應(yīng)當重點從行文方向、行文意圖兩個方面對文書準確定位，并據(jù)此審核及修改文稿。文稿定位不當直接會對需要通過公務(wù)文書辦理的事件的結(jié)果產(chǎn)生重要影響。所以，秘書一定要突破局限，從全局出發(fā)，從整個單位的性質(zhì)、職責以及在公務(wù)活動中所扮演的角色等方面全面考量，確保文書準確定位。
　　
　　第三，明晰權(quán)責劃分。公務(wù)文書具有法定的權(quán)威和效力，在文稿中如何劃分權(quán)責，是最難也是最為重要的內(nèi)容。在日常工作中常常會碰到擬文者對發(fā)文單位與收文單位間的權(quán)責劃分不清的情況。秘書在核稿的過程中，應(yīng)當在掌握發(fā)文意圖、明確定位的基礎(chǔ)上，重點審核文書中所反映的發(fā)文單位與收文單位之間的權(quán)責關(guān)系，避免出現(xiàn)權(quán)責不明、相互推諉的情況。秘書還應(yīng)當認真思考一下，該文發(fā)出后會對收文單位產(chǎn)生什么樣的影響，會對相關(guān)的公務(wù)活動產(chǎn)生什么樣的影響，以及由此引發(fā)的對單位形象、聲譽以及社會公共關(guān)系等所造成的影響。這是秘書核稿中最重要也最難以把握的內(nèi)容。
　　
　　總之，核稿是秘書日常工作的重要職責之一。在核稿的過程中，秘書應(yīng)當遵循循序漸進、由簡入難、由表及里的原則，切實做好核稿工作，為單位各項工作的順利開展把好關(guān)、站好崗、服好務(wù)。
　　
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