電子郵件格式范文

　　電子郵件格式范文
　　
　　電子郵件（E-mail）是建立在計算機網(wǎng)絡上的一種通信形式。計算機用戶可以利用網(wǎng)絡傳遞電子郵件，實現(xiàn)相互通信。電子郵件可在計算機局域網(wǎng)上進行，也可在計算機廣域網(wǎng)上進行。進行電子郵件通信，必須在網(wǎng)絡文件服務器（即計算機）上建立電子郵件的“郵局”.它是電子郵件的中心集散地，可為每個用戶設置有地址的信箱。別人可向該信箱發(fā)送電子郵件，信箱的主人則可在方便時從信箱中取出對方發(fā)來的郵件。這里的“郵局”實際上是網(wǎng)絡文件服務器上的一組數(shù)據(jù)庫文件。
　　
　　電子郵件伴隨著電子計算機的普及，成為當今時代人際交流的重要的文書樣式。它既可用于處理公務，還可用于私人交往。起著溝通信息、交流感情的作用。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，傳輸速度快，能夠跨越時空，而且還可以大大地降低通信費用，它為信息時代人們的快節(jié)奏、高效率信息傳遞提供了便利與可能。
　　
　　（二）電子郵件的撰寫
　　
　　1.電子郵件的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
　　
　　電子郵件由郵件頭和正文結(jié)構(gòu)而成。
　　
　　郵件頭包括收件人、抄送人地址、主題（郵件名稱）、發(fā)件人地址等內(nèi)容。正文包括三部分內(nèi)容。
　　
　�。�1）信頭。第一行頂格寫對收信人的稱呼。
　　
　�。�2）信體。開門見山、直接人題，告知事宜，傳遞信息，分享情緒，可自由發(fā)揮。
　　
　�。�3）信尾。寫明發(fā)郵件人姓名、發(fā)郵件日期。
　　
　　2.電子郵件的撰寫要求
　　
　�。�1）主題要明確。一封電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
　　
　　（2）語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
　　
　�。�3）內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。
　　
　�。�4）結(jié)構(gòu)要完整。要有“頭”有“尾”,有稱謂有署名，保持應用文體格式規(guī)范的良好寫作習慣。
　　
　�。ㄈ�》電子郵件使用注意事項
　　
　　1.避免濫用
　　
　　在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。在社會交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。
　　
　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”.
　　
　　2.注意禮節(jié)
　　
　　一般而言，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回信，既回復對方所提事宜，又是一種禮節(jié)的需要。
　　
　　3.注意編碼
　　
　　由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣地區(qū)、港澳地區(qū)，以及僑居國外的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的“天書”.因此，此時必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。
　　
　　4.慎選功能
　　
　　現(xiàn)在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
　　
　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，(m.gymyzhishaji.com)電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
　　
　　電子郵件作為隨著高科技時代應運而生的一種應用文體，每個人都有責任、有義務為其建立規(guī)范的行文格式與文明的語言模式，使其寫作有章可循。這樣便能保證其作為一種文書樣式的嚴肅性，并保持其經(jīng)久不息的生命力，從而維護社會交際環(huán)境與精神文化領(lǐng)域的文明有序發(fā)展。
　　
　　范文
　　
　　意見征問函
　　
　　尊敬的xx客戶：
　　
　　感謝您長期以來對我公司的關(guān)心與惠顧！目前因網(wǎng)絡使用客戶激增迫使我們要對網(wǎng)絡進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的服務。您有什么意見和建議敬請?zhí)岢�。我公司的E-mail地址：xxxxx
　　
　　長城寬帶網(wǎng)絡公司客戶服務部
　　
　　二0**年七月六日

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