會議管理辦法

第一章  總則   第一條  為改進(jìn)工作作風(fēng)，精簡會議，縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，加強(qiáng)會議管理，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實際，制定本辦法。 第二條  會議的有效組織和管理是改善辦公秩序，及時傳遞、執(zhí)行和保存辦公信息，提高辦公效率的一種重要手段，本所各部門應(yīng)重視對會議的組織和管理。 第三條  本辦法所指的會議，包括本所黨組會議、行政會議、所長辦公會議等例會，各職能部門、業(yè)務(wù)部門組織的全所性不定期工作會議，以及在重要來訪或外事活動過程中組織的全所性會議。 不包括本所及所屬各部門組織的各類專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)會議。 第四條  會議的管理部門為所辦公室，會議的具體會務(wù)工作由承辦部門協(xié)作安排。   第二章 會議召開原則       第五條  本所及各部門召開會議應(yīng)遵循如下原則：     （一）精簡。大力壓縮會議，盡量縮短會議時間，減少與會人員。逐步利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和通信傳播工具部署工作，能合并召開的會議盡可能合并召開。     （二）高效。召開會議應(yīng)具備必要性，注重實效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。     （三）務(wù)實。把工作重點放在科研、開發(fā)、管理和生產(chǎn)等重要部位，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實際問題，可采取現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題。     （四）節(jié)約。會議要厲行節(jié)約，凡涉及經(jīng)費開支的會議應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)廉政建設(shè)的各項規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁鋪張浪費。     第三章  會議安排   第六條  本所例行會議均列入例會制度，要求按照例行會議規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。 第七條  本所臨時組織的會議，涉及本所有關(guān)部門的，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)給予積極配合，保證會議所需材料、設(shè)備、器材、場地及時安排到位。 第八條  本所各部門組織的全所性不定期會議，均須經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提前7天報送所辦公室列入會議計劃。所辦公室負(fù)責(zé)于每周星期五將全所各類會議統(tǒng)籌安排，編制會議安排表，印發(fā)到會議參加人員。 第九條  會議召集部門應(yīng)做好會議準(zhǔn)備工作，將會議主持者、議題、議程、與時間、地點安排報送所辦公室，由所辦公室統(tǒng)籌安排。     第十條  列入會議計劃的會議，如遇特殊情況需更改日期、地點或會議內(nèi)容時，會議召集部門應(yīng)提前3天報送所辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)所辦公室同意，任何部門或個人不得隨意打亂或更改正常會議計劃。     第十一條  凡需要所領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，召集部門應(yīng)提前請示分管所領(lǐng)導(dǎo)，按分管所領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。 第十二條  對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的幾個會議，所辦公室有權(quán)合并召開。對于準(zhǔn)備不充分，或有重復(fù)性，或無多大作用的會議，所辦公室有權(quán)拒絕安排。 第十三條  不定期會議必須服從統(tǒng)一安排，各部門會議不應(yīng)安排在全所例會同期召開，應(yīng)堅持部門會議服從全所會議，局部服從整體的原則。   第四章  會議管理   第十四條  會議召集部門應(yīng)做好充分的會前準(zhǔn)備工作，擬定會議議程、準(zhǔn)備會議材料、落實布置會場、做好報到簽到等工作。 第十五條  會議應(yīng)有專人負(fù)責(zé)記錄和整理：所黨組會議由所人事勞資處負(fù)責(zé)記錄，行政會議、所長辦公會議由所辦公室主任負(fù)責(zé)記錄；各部門召集的全所性專業(yè)會議由各部門派專人負(fù)責(zé)記錄；全所性的行政事務(wù)會議由辦公室負(fù)責(zé)記錄；部門會議由各部門負(fù)責(zé)記錄。 第十六條  會議原始記錄應(yīng)由會議主持人和主要與會人員簽字認(rèn)可。 第十七條  會議形成決議或決定事項需要所屬各部門組織職工學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行或全所職工知曉的，可編制會議紀(jì)要，及時印發(fā)各部門。 第十八條  會議材料的歸檔：各級會議的文件資料、會議記錄、紀(jì)要、簡報、照片、錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話和題詞等均應(yīng)及時整理，按時歸檔。   第五條 會議紀(jì)律       第十九條  與會人員應(yīng)遵守如下紀(jì)律： （一）與會人員必須按會議通知時間準(zhǔn)時到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，會議期間應(yīng)將手機(jī)和傳呼機(jī)打到振動方式（有特殊要求的會前另行通知）。     （二）會議須限時召開，無特殊情況應(yīng)按時結(jié)束。發(fā)言應(yīng)確定時間，緊扣主題，簡明扼要，嚴(yán)禁偏離主題，延誤會議進(jìn)程。     （三）會議內(nèi)容如有保密事項，與會人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。   第六章  附則   第二十條  本辦法自2003年3月1日起實行。原規(guī)定同時廢止。 第二十一條  本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。

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