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在中心綜合行政文秘培訓(xùn)班上的講話(huà)
在中心綜合行政文秘培訓(xùn)班上的講話(huà)
同志們:
今天,我們?cè)谶@里舉辦**管理中心綜合行政文秘培訓(xùn)班,主要目的是結(jié)合新形勢(shì)下綜合行政文秘工作的特點(diǎn),抓培訓(xùn)、增素質(zhì)、促合力,造就一支品德好、作風(fēng)硬、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、善創(chuàng)新、會(huì)干事的高素質(zhì)綜合行政文秘隊(duì)伍,全面提升綜合行政管理及服務(wù)水平。這既是一次寶貴的充電學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)、也是文秘工作人員難得的一次交流,希望大家好好珍惜這次學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),充分認(rèn)清這次培訓(xùn)的重要性和必要性,端正學(xué)習(xí)態(tài)度,嚴(yán)格自身要求,集中精力,認(rèn)真學(xué)習(xí),共同進(jìn)步,利用這一有力時(shí)機(jī),力爭(zhēng)使自己各方面的素質(zhì)都有一個(gè)較大的提高,為今后的工作打下一個(gè)穩(wěn)固的基礎(chǔ)。
綜合行政部門(mén)擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上傳、對(duì)外溝通和后勤服務(wù)等繁重工作,處于協(xié)調(diào)各職能部門(mén)及各基層所站、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位,是一個(gè)單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。所以,我們廣大文秘人員不僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位置,找準(zhǔn)自己的坐標(biāo),還要具備廣博的理論與業(yè)務(wù)知識(shí),懂得一系列藝術(shù)的工作方法和工作技巧,才能更好地做好綜合行政文秘工作,才能發(fā)揮出作為文秘人員應(yīng)有的作用。今天是開(kāi)訓(xùn)的第一天,借此機(jī)會(huì),我就綜合文秘工作談幾點(diǎn)意見(jiàn),對(duì)這次培訓(xùn)提幾點(diǎn)要求,既是同大家集體談心,也是開(kāi)訓(xùn)動(dòng)員。
首先,大家要明白綜合行政文秘工作是做什么的?要怎么做?怎樣才能做好?其次,大家要知道綜合行政工作在一個(gè)單位所發(fā)揮的作用;再次,大家要懂得綜合行政工作要遵循哪些原則。接下來(lái),我就這幾個(gè)問(wèn)題談?wù)勎覀(gè)人意見(jiàn)。
一、明確任務(wù),增強(qiáng)工作的主動(dòng)性
綜合行政文秘工作是以"三務(wù)""四辦"為基礎(chǔ)的工作。即參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)和辦事、辦文、辦會(huì)、辦信(電)。綜合行政文秘工作的主要任務(wù)概括而言就是:服務(wù)一個(gè)中心,履行兩大職能,按照"三化"要求,實(shí)現(xiàn)四大轉(zhuǎn)變,做好五項(xiàng)工作。
。ㄒ唬┓⻊(wù)一個(gè)中心:即以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為中心。這是綜合行政文秘工作的從屬性、輔助性本質(zhì)決定的。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里,它的工作范圍就延伸到哪里,并以此為中心,盡可能為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層提供各種優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
。ǘ┞男袃纱舐毮埽杭崔k事和參謀兩大職能。辦事職能是直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理、處理具體事務(wù),這是綜合行政文秘工作的基礎(chǔ)職能任務(wù);參謀職能是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策活動(dòng)提供有關(guān)的信息、咨詢(xún)和建議,增強(qiáng)決策的科學(xué)性,這是綜合行政文秘工作的深層職能任務(wù)。
。ㄈ┌凑"三化"要求:一是"規(guī)范化",即綜合行政部門(mén)的工作標(biāo)準(zhǔn),工作程序都要符合一定的規(guī)格、格式;二是"制度化",即要制定綜合行政文秘人員共同遵守的行動(dòng)準(zhǔn)則,以嚴(yán)密的制度對(duì)文秘工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效制約;三是"科學(xué)化",即要遵循文秘工作的客觀規(guī)律,尋求最優(yōu)工作方法和最佳工作程序。
。ㄋ模⿲(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變:一是從注重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀劃策、議大事、懂全局、管本行,使辦事辦文辦到實(shí)處,參謀工作參到點(diǎn)子上;二是從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;三是從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;四是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù);發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性,提高工作預(yù)見(jiàn)性、有效性,創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。
。ㄎ澹┳龊梦屙(xiàng)工作:一是根據(jù)上級(jí)部門(mén)的決策、意圖和中心工作起草工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告,擬定各項(xiàng)管理制度;幫助領(lǐng)導(dǎo)起草講話(huà)稿或講話(huà)提綱。二是做好領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、綜合性會(huì)議的準(zhǔn)備工作。三是開(kāi)展調(diào)查研究工作,檢查、了解所屬業(yè)務(wù)部門(mén)貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決議、部署的情況。四是全方位收集、整理信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息來(lái)源。五是做好政策落實(shí)的督辦工作,及時(shí)反饋督查情況,確保工作事事有著落,件件有回音。
二、發(fā)揮作用,提高工作的能動(dòng)性
綜合行政文秘工作主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理文件、掌握信息、研究制定政策、辦理日常事務(wù)等,其性質(zhì)主要是輔助性的,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,在領(lǐng)導(dǎo)工作中起著十分重要的作用。綜合行政文秘工作的作用,大致分為樞紐作、助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用和窗口作用。
。ㄒ唬屑~作用
綜合行政文秘在領(lǐng)導(dǎo)工作中起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐作用。樞紐作用能否充分發(fā)揮,取決于兩個(gè)方面:其一,文秘工作不能僅僅停留在"傳達(dá)"上,必須對(duì)信息進(jìn)行綜合加工處理。其二,文秘工作的樞紐作用是否充分發(fā)揮還取決于是否理順縱向橫向的各種關(guān)系,是否采取科學(xué)的管理方法。
。ǘ┲肿饔
文秘工作的助手作用,是從它與領(lǐng)導(dǎo)工作的最直接關(guān)系上來(lái)說(shuō)的,主要指的是為領(lǐng)導(dǎo)辦事,具體體現(xiàn)在許多方面,如辦文、辦會(huì)、辦信、接待等等事務(wù)性工作。助手作用能否充分發(fā)揮,直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),如撰擬文件,從起草到核稿要正確反映領(lǐng)導(dǎo)的意圖,如果能及時(shí)準(zhǔn)確地處理好各種公文,使領(lǐng)導(dǎo)從文山中脫離出來(lái),就起到了幫助領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。充分發(fā)揮文秘的助手作用可以創(chuàng)造條件讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事,提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。關(guān)鍵要不斷提高工作的主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性,要克服那種以為文秘工作就是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù),凡是領(lǐng)導(dǎo)未直接交辦的事就不用辦的片面認(rèn)識(shí)。
(三)參謀作用
體現(xiàn)在綜合行政文秘工作的各個(gè)方面。最突出地體現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助工作上,做好決策前信息收集,提出建議和辦法;在決策中提出調(diào)整、補(bǔ)充意見(jiàn);在決策后收集反饋意見(jiàn),及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等。參謀職能的發(fā)揮是建立在日常辦事工作的基礎(chǔ)上的,同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)工作提供咨詢(xún)服務(wù),及時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)需要的各種資料信息,提供各種咨詢(xún)建議。
。ㄋ模﹨f(xié)調(diào)作用
一是綜合各方面的進(jìn)展情況,為領(lǐng)導(dǎo)掌握全局提供條件;二是協(xié)調(diào)各職能部門(mén)的工作計(jì)劃和節(jié)奏;三是協(xié)調(diào)本單位和外單位之間的關(guān)系;四是協(xié)調(diào)人際關(guān)系,包括上下左右內(nèi)外的人際關(guān)系;五是協(xié)調(diào)處理日常事務(wù)工作,如會(huì)議組織、車(chē)輛安排等。文秘的協(xié)調(diào)工作具有重要的促進(jìn)全局健康的意義,因此,作用是否得到良好發(fā)展,也是衡量秘書(shū)工作好壞的一個(gè)重要標(biāo)志。
(五)窗口作用
人們往往把綜合行政文秘看成是代表領(lǐng)導(dǎo)和單位的。因此,文秘工作者的形象如何、工作狀態(tài)如何、作風(fēng)如何,直接影響到人們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的印象和評(píng)價(jià)。因此,綜合行政文秘人員要注意自身的修養(yǎng),在各項(xiàng)工作中起表率作用,培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。
三、把握原則,強(qiáng)化工作的自覺(jué)性
文秘位居領(lǐng)導(dǎo)"近身",承擔(dān)輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作的種種責(zé)任,這就決定了文秘工作的基本原則是:盡職不越權(quán)、尊重不奉承、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、服從不盲從、溝通不閉塞。
。ㄒ唬┍M職不越權(quán)
主要有三層含義:一是把握好文秘工作發(fā)揮作用的"邊界",明確秘書(shū)工作的職責(zé)。既要反對(duì)自以為是,固執(zhí)己見(jiàn),干擾和影響領(lǐng)導(dǎo)工作的決策;又要反對(duì)對(duì)問(wèn)題輕率表態(tài),以"二首長(zhǎng)"自居而發(fā)號(hào)施令等越權(quán)傾向;也要反對(duì)唯唯諾諾、明哲保身、消極怠工等失職行為。二是把握好文秘發(fā)揮作用的"適度點(diǎn)".這集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,文秘應(yīng)該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致,都要無(wú)條件貫徹并實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,否則,就是"越權(quán)".三是把握好文秘的職業(yè)身份特征。文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀,必須選擇好與之相適應(yīng)的語(yǔ)言表達(dá)和行為方式,說(shuō)話(huà)得體,行為得當(dāng)。
(二)尊重不奉承
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,是文秘人員需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情,也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方?偟脑瓌t是以事業(yè)為重,從工作出發(fā),從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā),對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí),一定要顧全大局,盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信,不能從感情出發(fā)、看人行事;也不能表現(xiàn)出靠近誰(shuí)、疏遠(yuǎn)誰(shuí),聽(tīng)從誰(shuí)、不聽(tīng)從誰(shuí)的行為;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠(chéng)的友誼。
。ㄈ┭a(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)
文秘人員怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)?首先,心里要有一桿平衡秤,要一視同仁,不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。這與我們?nèi)粘=慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前,不論是在思想感情上,還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次,領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí),只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除,不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和,或者保持沉默。本著工作上的支持,關(guān)系上的愛(ài)護(hù),感情上的友誼去做,這比什么都重要。不能站在一邊,冷落一邊,更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料,對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái),擴(kuò)大分歧,加深矛盾。
。ㄋ模┓䦶牟幻
綜合行政文秘工作是上情下達(dá)、下情上傳的樞紐,有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。文秘人員處在這樣一個(gè)重要位置,就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車(chē),按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是,服從并不等于盲從和不加分析地附和。"分析"有兩層意思:一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,增強(qiáng)執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補(bǔ)缺,起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)辦事,也只能是執(zhí)行正確的意見(jiàn),對(duì)一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為,不僅不能辦,還要堅(jiān)決抵制和反對(duì)。
(五)溝通不閉塞
綜合行政文秘工作起著上下聯(lián)通、左右疏通的作用。因此,領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以"對(duì)接"的工作語(yǔ)言。一是文秘要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想,即解決"聽(tīng)懂"的問(wèn)題;二是文秘要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最為關(guān)心的信息,即解決"回答"的問(wèn)題,這就需要文秘人員注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平;三是要重視反饋,文秘人員要肩負(fù)起督促、跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任,并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況,以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù);四是想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急。當(dāng)前的中心工作是什么?亟待解決的問(wèn)題有哪些?解決問(wèn)題的切入點(diǎn)在哪里?只有了熟于心,才可做出相應(yīng)準(zhǔn)備,從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見(jiàn)性,真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
總之,綜合行政秘書(shū)工作不論是辦文、辦事、辦會(huì),還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào),任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題,都會(huì)產(chǎn)生很大的影響,甚至給整個(gè)單位的工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失。也就是說(shuō),綜合行政秘書(shū)工作開(kāi)展得如何,將直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開(kāi)展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。只有增強(qiáng)全局觀念和協(xié)調(diào)能力,自覺(jué)履行崗位職責(zé),積極、主動(dòng)、創(chuàng)造性地做好本職工作,才能不斷提高工作效率,按時(shí)完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。
接下來(lái)兩天的課程,是我們中心與***、***多次溝通,商討出的精品課程,可以說(shuō)是對(duì)癥下藥的會(huì)診,也是我們文秘人員破繭而出的聚變,能不能完成好這次培訓(xùn)任務(wù),達(dá)到預(yù)期效果,對(duì)于在座的各位都是一種考驗(yàn),希望大家堅(jiān)定信心,振奮精神,緊密結(jié)合工作實(shí)際,真正將理論與實(shí)踐相結(jié)合,根據(jù)當(dāng)前開(kāi)展的"兩學(xué)一做"活動(dòng)精神,學(xué)出效果,做出成績(jī),以良好的精神面貌和培訓(xùn)成效為中心的綜合行政工作添磚加瓦。具體要求如下:
一、端正學(xué)習(xí)態(tài)度,把握進(jìn)步機(jī)會(huì)
舉辦這次培訓(xùn)班,得到了***、**及交通干部學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和同事的鼎力支持,學(xué)習(xí)內(nèi)容也是相當(dāng)豐富,但是由于名額有限,只有在座的各位參加此次培訓(xùn),可以說(shuō)是機(jī)會(huì)難得,因此,大家一定要十分珍惜這個(gè)機(jī)會(huì)。首先,要從思想上端正態(tài)度,擺正參加培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn),把搞好培訓(xùn)作為提高自身素質(zhì)的有利途徑,以不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)你們的期望和信任,不浪費(fèi)別人求之不遇的良機(jī)。其次,要切實(shí)靜下心來(lái),把精力集中到培訓(xùn)工作上,大家來(lái)到這里的主要任務(wù)就是培訓(xùn),從現(xiàn)在開(kāi)始,一切工作都必須圍繞培訓(xùn)來(lái)開(kāi)展,絕不能身在曹營(yíng)心在漢,不得有三心二意、得過(guò)且過(guò)的思想。再次,要始終以飽滿(mǎn)的熱情和積極的態(tài)度進(jìn)行學(xué)習(xí),培訓(xùn)工作其實(shí)不是有的同志想的那么輕松、簡(jiǎn)單,理論與實(shí)踐要相結(jié)合,要用耳朵去聽(tīng)、用腦袋去思考、用筆去記、用心去體會(huì),因此,在學(xué)習(xí)中大家要克服得過(guò)且過(guò)、學(xué)而不思的詬病,大家要知道自己缺什么?該補(bǔ)些什么?要始終保持勤學(xué)善思的心態(tài),為做好這次培訓(xùn)奠定良好的思想基礎(chǔ)。
二、認(rèn)真參加學(xué)習(xí),掌握過(guò)硬本領(lǐng)
大家來(lái)到這里,目的只有一個(gè),就是要學(xué)到過(guò)硬的本領(lǐng),以便更好地開(kāi)展綜合行政文秘工作。要達(dá)到這個(gè)目的,只有通過(guò)刻苦的學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)現(xiàn)。那么,怎樣搞好培訓(xùn)呢?我認(rèn)為不外乎從這么幾個(gè)方面入手:一是要腳踏實(shí)地。綜合行政文秘培訓(xùn)是一想系統(tǒng)的技術(shù)學(xué)科,必須從基礎(chǔ)學(xué)起,循序漸進(jìn),因此,絕不能好高騖遠(yuǎn),眼高手低,有急于求成的思想,要一步一步打基礎(chǔ),扎扎實(shí)實(shí)求提高,要結(jié)合自己的工作實(shí)際,給自己定個(gè)學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)。二是要認(rèn)真刻苦。掌握一門(mén)本領(lǐng)沒(méi)有別的訣竅,最重要的就是一個(gè)"勤"字,勤能補(bǔ)拙,熟能生巧,盡管每一個(gè)同志的基礎(chǔ)不一樣,文化水平不一樣,但只要你在學(xué)習(xí)上付出了辛勤的勞動(dòng),就能夠獲得實(shí)實(shí)在在的成果,因此上課時(shí)要認(rèn)真做好筆記,課后要重溫課堂要點(diǎn)。三要是謙虛好學(xué)。謙虛使人進(jìn)步,保持一份謙虛的心態(tài),是促進(jìn)我們?cè)趯W(xué)習(xí)上不斷進(jìn)步的潤(rùn)滑劑。特別是作為基層一線綜合行政文秘人員,大家在學(xué)習(xí)上一定要不恥下問(wèn),多開(kāi)動(dòng)腦子,多拋開(kāi)面子,既要主動(dòng)向老師請(qǐng)教,也要善于向同事學(xué)習(xí),通過(guò)相互間的學(xué)習(xí)交流,取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同提高。
三、統(tǒng)一聽(tīng)從指揮,遵守規(guī)章制度
這次參加培訓(xùn)的學(xué)員,來(lái)自中心各單位、各部門(mén),有各管理處綜合部負(fù)責(zé)人、也有中心機(jī)關(guān)辦事員,有綜合文秘人員、也有一線所站辦事員,但到了培訓(xùn)班,就是這里的普通一員,從現(xiàn)在起,大家都要自覺(jué)擺正自己的位置,以一名普通學(xué)員的標(biāo)準(zhǔn)和要求嚴(yán)格自律。一要堅(jiān)決服從培訓(xùn)班的統(tǒng)一管理。要堅(jiān)決克服臨時(shí)觀念,自覺(jué)遵守課堂紀(jì)律,嚴(yán)禁遲到早退,無(wú)特殊情況,不得請(qǐng)假,做到一切行動(dòng)聽(tīng)指揮。二要認(rèn)真遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度,做到自警、自省、自重、自律,不該去的地方堅(jiān)決不能去,不該做的事堅(jiān)決不能做。三要堅(jiān)持發(fā)揚(yáng)優(yōu)良作風(fēng)。要把大家在本單位好的作風(fēng)和精神面貌帶到培訓(xùn)班來(lái),做到尊師重教,服從領(lǐng)導(dǎo),團(tuán)結(jié)同志,珍惜友誼,樹(shù)立單位和個(gè)人的良好形象。
以上是我對(duì)參訓(xùn)人員提出的幾點(diǎn)希望,我相信大家都能夠自覺(jué)遵守,齊心協(xié)力把這次培訓(xùn)任務(wù)完成好。
最后,祝大家身體健康,學(xué)有所成。預(yù)祝培訓(xùn)工作取得圓滿(mǎn)成功!
謝謝大家!
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